Napotki za (re)organizacijo zaradi virusa – 1. korak

KAKO TO NAREDIMO?

I. Vodstvo oblikuje krizni štab/krizno skupino v organizaciji, ki naj bo sestavljena iz naslednjih predstavnikov:

1) Koordinator za komuniciranje in informiranje (oseba, ki bo organizirala skype pogovore in zaposlene obveščala. Med prvimi obvestili bo sporočilo o razporedu in načinu dela ter podrobnejšimi navodili glede izvedbe dela od doma).
2) Projektni vodja dela na daljavo (oseba, ki je dobra v projektnem vodenju)
3) IKT tehnik (pomaga pri tehničnih zastojih, usmerja preko tel. kako odpraviti napako, vzpostaviti povezavo, preko teamwiwerja odpravi napako…)
4) Kadrovnik (ima pregled nad zaposlenimi celotnem podjetju in v posameznih oddelkih in lahko hitro najde zamenjavo oz. priproča osebe, ki bodo ključne pri organizaciji dela na daljavo).

Zakaj potrebujemo te osebe in v katerih oddelkih ali delovnih mestih jih poiščemo?

  • Oseba, ki bo obveščala mora imeti dobre komunikacijske in organizacijske sposobnosti, saj bo obveščala kdaj in na katerem kanalu se dobite/slišite z ostalimi sodelavci in vodstvom. Predlagamo, da je to oseba za korporativno komuniciranje ali oseba iz marketinga, PR službe.
  • Oseba iz področja projektnega vodenja bo znala tudi v delu na daljavo poiskati tiste sodelavce, ki so dobri v posameznem segmentu dela in bo skozi celotno dogajanje imela pogled kot na projekt, ki ga mora v času izolacije izpeljati.
  • IKT tehnik pomaga vsem, ki so šibkejši v različnih aplikacijah, povezavah preko telefona, vključevanja v skype itd., saj lahko svetuje kaj morajo vključeni v dani situaciji narediti. S tem že predhodno odpravi strahove pri posameznikih, ki so v tem delu šibkejši.
  • Kadrovik na podlagi osebnih ocen, opisov 360 stopinjske ocenitve oseb in drugih orodij, ki so jih v kadrovski službi v preteklosti uporabili, določi katere so tiste osebe, ki lahko v dani situaciji funkcionirajo najbolj učinkovito in priskrbi ustrezno zamenjavo za tiste, ki morebiti zbolijo
  • *Priporočamo, da računate na to, da boste morali morda obstoječo osebo nadomestiti, če  npr. zboli

Kako shematsko poteka komunikacija v času dela na daljavo/dela od doma:

II. Določitev komunikacijskih kanalov

Kot smo oredelili že v preteklih letih pri Učečih se organizacijah, je v organizaciji obvezna določitev komunikacijskih kanalov. V trenutni situaciji pa je več kot nujna, saj bomo le tako lahko organizirano sprejemali pomembne informacije, navodila in usmeritve s strani vodstva in v obratni smeri – vodstvo bo pridobivalo informacije o opravljenem delu na daljavo in tudi morebitnih barierah.

Med učinkovitejše komunikacijske kanale priporočamo skype, ker se lahko naenkrat poveže večja skupina in poteka kot seja/sestanek na daljavo.

  • Komunikacija med sodelavci lahko poteka preko Viberja, Whats Appa, mobitela.
  • Vsa poročila, grafi, vprašanja…. se pošiljajo elektronsko po elektronski pošti.
  • Če podjetje uporablja mrežo v kateri so dokumenti s katerimi dela od doma ima rešenih veliko težav. V nasprotnem primeru pa se lahko ustvari zdaj ali uporabi Google drive, saj bo s tem veliko manj pošiljanja sporočil drug drugemu, saj so dokumenti vidni vsem, ki so dodani v skupino.

Določite kanal za skupino in koordinator za komuniciranje in informIranje obvesti vse, ki bodo kanal uporabljali in ob kateri uri se bodo slišali/videli.

 

III. Določitev ur

Predlagamo, da imajo zaposleni delovne ure in odmore podobno kot so jih imeli v podjetju, saj se s tem ohrani že utečen delovni ritem. Sicer pa ima vsaka organizacija svoj lastni notranji ustroj in je smiselno, da ga ohrani v čim večji meri tudi pri delu na daljavo.

  • Določite  ure kdaj se zjutraj vodstvo sliši s preostalimi direktorji iz oddelkov
  • Določite ure kdaj ob zaključku dela se ponovno slišite

Vmeseni pogovori, e-maili itd. se posredujejo ob vmesenem času in potekajo po potrebni glede na delovno mesto in delo, ki ga določena oseba opravlja.