Vodja Organizacije

Biti uspešen vodja, dosegati zadane cilje in imeti sodelavce, ki so zadovoljni in motivirani, je želja večine ljudi, ki vodijo. Poleg vodenja drugih, pa je pomembno tudi, da zna vodja voditi in organizirati tudi samega sebe. To pomeni, da sam sebe dobro pozna, se zaveda kdo je kot oseba in kakšna je njegova vloga. Vloga vodje celotne organizacije se razlikuje od vloge vodje posameznega tima, saj mora vodja organizacije voditi tudi timske vodje. Vodja celotne organizacije mora znati voditi zaposlene in mora znati voditi posle.

Vedeti mora dovolj, da lahko samozavestno in odločno nastopa pred zaposlenimi. Biti mora prvi in najboljši člen v verigi, ki s svojimi dejanji vabi vse ostale k rasti in napredovanju. To sicer ne pomeni, da mora biti najboljši na vseh področjih ali da ne sme nikoli narediti nobene napake, temveč mora biti najboljši v odnosu do zaposlenih, v motivaciji, načrtovanju, komunikaciji, timskem delu in organizaciji.


Vodja mora videti priložnosti prej, videti mora dlje od ostalih sodelavcev in videti mora kar ostali ne vidijo. S tem vzdržuje zaupanje in kredibilnost pri ostalih sodelavcih.  Ko imajo sodelavci v vodjo zaupanje, se počutijo varne in mu sledijo, saj jim predstavlja tudi zgled. Lahko bi rekli, da si vodja z naštetimi sposobnostmi poleg zaupanja zgradi tudi karizmo.

Kakšno delovno okolje in pogoje za delo zagotavlja dober vodja organizacije?

Za organizacijo lahko trdimo, da ima dobro delovno okolje takrat, kadar ima dobro vzpostavljene procese, ki organizaciji in zaposlenim v njej zagotavljajo rast in razvoj in omogočajo nemoteno in varno delo.  Ti procesi so: proces komunikacije, proces motivacije,  proces timskega dela, proces zdravja na delovnem mestu, proces trajnostnega razvoja, proces razvoja družbene odgovornosti, itd.

Vsi ti procesi v organizaciji pa zagotavljajo dobro klimo.  Torej, če vodja želi, da bo organizacija uspešna, mora poskrbeti, da bo v organizaciji dobra klima. Klima je namreč vzdušje, ki je prisotno med zaposlenimi in na podlagi katerega zaposleni delajo dobro oz. ob slabi klimi, delajo slabo ali celo zapustijo organizacijo.
Tako procesno dobro organizirana organizacija se lahko identificira s certifikatom “Učeča se organizacija”. Zmotno je namreč misliti, da je Učeča se organizacija tista, ki za svoje zaposlene organizira zgolj seminarje, delavnice, konference, ipd..

Dober vodja mora znati voditi zaposlene, da vzpostavijo vse naštete procese. Hkrati pa mora imeti tudi sam razvita znanja in veščine, ki jih v teh procesih uporablja in potrebuje.

Med veščine, ki jih morajo imeti vodje razvite sodijo:

  • komunikacijske veščine,
  • sposobnost zaznati osebnostne in značajske lastnostih zaposlenih,
  • načrtovanje,
  • organizacija,
  • postavitve ciljev in nalog,
  • odgovornost do zaposlenih,
  • veščine motiviranja in
  • veščine vodenja zaposlenih.

1) Komunikacijske veščine

Kakšno vlogo ima vodja pri komunikaciji?

a) Vodja mora posredovati točne informacije ob pravem času

Vse prevečkrat se v organizacijah dogaja, da prejmejo zaposleni prevelike količine informacij, s katerimi si ni morejo prav pomagati oz. niso uporabni. Zato potrebujejo veliko časa, da jih zberejo, razvrstijo, opremijo s potrebnimi komentarji, ipd. Pomembno je torej, da so informacije s strani vodje točne in posredovane ob pravem času, saj še tako dobra informacija, ki ne pride pravočasno ni več uporabna oz. zaposlenim in organizaciji ne koristi za uspešno opravljanje dela.

b) Vodja mora uporabljati jezik, ki je razumljiv vsakomur v organizaciji
Nekatere vodje mnogokrat uporabljajo izraze, ki jih vsi zaposleni ne razumejo. Tako poznamo npr. “pravniški jezik”, “računovodski jezik”, “zdravniški jezik”, itd. Komunikacija je na tak način za vse zaposlene ovirana ali celo onemogočena. Vodja tako mora uporabljati jezik, ki je razumljiv vsakomur v organizaciji.

c) Vodja mora besede podpreti z dejanji
Ljudje ne verjamemo več samo besedam, ampak ljudi ocenjujemo po njihovih dejanjih. Če teh dejanj ni, vodje ne bodo jemali resno.

 

2) Sposobnost zaznati osebnostne in značajske lastnostih zaposlenih

  1. Vodja mora vedeti, da je vsak zaposleni »unikatna« osebnost, s svojimi enkratnimi sposobnostmi in osebnostnimi lastnostmi, vrednotami, željami in interesi.
  2. Vodja mora sprejemati raznolikosti in imeti zavedanje, da se vsak posameznik ne glede na osebnostne in značajske lastnosti počutiti sprejetega in koristnega.

*Zaposleni morajo biti pri vodji enakovredno sprejeti ne glede na versko izpoved, politično pripadnost, spol ali raso.

 

3) Veščine načrtovanja

Vodja mora biti tudi dober načrtovalec, saj je načrtovanje most, ki povezuje trenutno stanje s želenim stanjem v prihodnosti. Dober načrt odgovori na vprašanja: Kako doseči zastavljen cilj? Kdaj ga doseči? S katerimi resursi (finančnimi, materialnimi in kadrovskimi) ga doseči? Kakšen nivo kvalitete mora biti zagotovljen?
V načrtovanje sodi tudi sodelovanje z zaposlenimi pri snovanju načinov dela, saj mora načrt poleg končnega cilja vsebovati tudi vmesne cilje (priprava časovnice za vmesne cilje in priprava na premišljeno zastavljanje delovnih nalog, priprava finančnega načrta, kadrovskega načrta, načrt razvoja, kdaj pričeti z načrtovano nalogo, itd.).

4) Veščine organiziranja

Organiziranje v organizaciji lahko zajema sistematizacijo delovnega okolja (sistem prodaje, nabave, finančni sistem, sistem kadrovanja, sistem razvoja, …).
Vsak zaposleni mora natančno vedeti katere naloge mora opravljati, do kdaj morajo biti opravljene, saj lahko v nasprotnem primeru pride do situacij, ko nihče ne ve, kdo naj bi določeno delo opravil, hkrati pa se vsak zanaša na nekoga drugega. Lahko pa tovrstna situacija privede tudi do vprašanj “Kaj se dogaja v tem podjetju?”

Lahko se tudi zgodi, da posamezniki namreč ne vedo kaj delajo drugi in imajo tudi mišljenje, da zagotovo nikogar ne zanima, kaj delajo oni sami.

 

5) Postavitve ciljev in nalog

Cilji ne smejo biti previsoki, da zaposleni ne izgubijo volje in poguma. Pri izvajanju nalog, ki vodijo k cilju je pomembno, da čas za izvedbo in “pritisk” na zaposlene ni prevelik in ne sproža neprestane napetosti, saj to lahko povzroči pri zaposlenih pregorelost. Pri prenizko postavljenih ciljih pa zaposleni ne čutijo nobenega zadovoljstva in zato tudi vlagajo manj truda. Cilji morajo biti postavljeni realno. To pomeni, da mora vodja znati oceniti koliko zaposlenih in v kakšnem času bo kos zastavljeni nalogi/cilju. Na poti h glavnemu cilju zaposleni dosegajo tudi vmesne cilje, ki so ravno tako pomembni oz. je pomembna informacija zakaj jih ne dosegajo (je krivda na strani zaposlenih ali na strani organizacije (npr. premalo sredstev, slaba oprema, ipd.).

6) Odgovornost do zaposlenih

Vodja ima več odgovornosti do zaposlenih. Najpomembnejše so:

  • odgovornost za varno opravljanje dela,
  • odgovornost zagotavljanja ustreznih virov (finančnih, kadrovskih, materialnih),
  • odgovornost za usmerjanje organizacije k trajnostnemu razvoju (okoljevarstveni vidik, socialni vidik, gospodarski vidik).

Vsak odgovorni vodja se trudi omogočiti posameznikom v organizaciji možnost osebnega in kariernega razvoja.

Vodja mora zaposlenim zagotavljati možnost nenehnega pridobivanja znanj in veščin, saj učenje poveča sposobnosti zaposlenih. Svoje naloge pa opravijo tudi kvalitetneje in hitreje. Podjetja torej ljudi zaposlujejo zaradi njihovih intelektualnih sposobnosti.

Vzpostavitev sistema pridobivanja znanj je v organizaciji eden najpomembnejših, saj brez ustreznih znanj podjetje na dolgi rok izgublja konkurenčne sposobnosti, fleksibilnost in možnost za preživetje. Uspešne organizacije ves čas vlagajo v razvoj svojih zaposlenih. Zaposleni, ki nenehno izpopolnjujejo svoje znanje, bogatijo svoje izkušnje in razvijajo kompetence, namreč predstavljajo temelj za ohranjanje konkurenčnosti organizacije. V takšno organizacijo pa zaposleni tudi raje vstopajo oz. iščejo zaposlitev v njej, saj vedo, da imajo možnost nenehne osebne in profesionalne rasti. Vodje morajo biti pri pridobivanju znanj, zgled za ostale zaposlene v organizaciji. Izsledki pa nam kažejo, da je pomembno tudi delovno okolje v katerem zaposleni delujejo. Lepa in uporabna oprema, dobro izbrane barve, svetloba itd. veliko pripomorejo k delovnemu vzdušju. 

7) Veščine motiviranja

Znati vzpodbujati zaposlene, da tekmujejo s samim seboj in se s tem nadgrajujejo.

Razumeti pomen ustrezne motiviranosti zaposlenih za uspešno delo in dejavnike, ki lahko   vplivajo na posameznikovo motivacijo.
V veliki meri na motivacijo zaposlenih vplivajo realne naloge in delovni izzivi ter vrednotenje delovnega procesa, ki prispeva k osredotočanju na napredek. Pomemben del ustvarjanja spodbudnega delovnega vzdušja sta tudi nagrajevanje in priznanje za delo. Le izkušen vodja je lahko dober, saj ve, da je osebno izgradnjo dosegel na podlagi mnogih vzponov in padcev in s tem zavedanjem vodi tudi člane svojega tima. Razume jih, ko jim spodleti in jih zna v takšnem trenutku motivirati, saj lahko le tako zagotovo in uspešno izvede projekt do konca.

 

8) Veščine vodenja

Vodja organizacije (generalni direktor, predsednik uprave, izvršni direktor) mora znati vzpostaviti sistem v organizaciji tako, da ima možnost vodenja vseh zaposlenih in vpogled v njihov razvoj. Kadrovska služba mora imeti tako dobro vzpostavljen sistem po katerem so vidni napredki zaposlenih in o napredkih (ali stagnaciji) ažurno obveščati vodjo.
Vsekakor mora znati vodja organizacije voditi in usmerjati tudi ostale oddelčne ali sektorske direktorje, le ti pa v nadaljevanju zaposlene znotraj oddelkov, ki jih vodijo.

Da je delo vodje uspešno in učinkovito  “povedo”  povratne informacije, ki jih vodja prejema od oddelčnih direktorjev na delovnih srečanjih in seveda zaključni poslovni rezultati podjetja.

Vodenje organizacije torej predstavlja splet aktivnosti, ki so podkrepljene z izkušnjami in znanji iz preteklosti in znanji, ki jih sproti pridobiva in osvežuje.
Proces vodenja je zahteven in vodji predstavlja veliko odgovornost, saj je uspeh podjetja v veliki meri odvisen od njegovih odločitev, usmeritev, motivacije, informiranja, komunikacije, …  Od vsakega posameznika, ki nima vseh potrebnih znanj in veščin za določeno vodstveno mesto je neodgovorno, neetično in nesprejemljivo, da takšno delovno mesto zasede in s tem ogrozi delovna mesta in uspeh podjetja.

Delovno mesto vodje navadno zahteva tudi polno mero angažiranosti (včasih tudi izven delovnega časa), prilagajanj, vztrajnosti in samoinciativnosti, zato je tudi za vodjo motivacija, če za svoje dobro opravljeno delo, prejme od zaposlenih ali okolice nagrado ali priznanje.

Marjetka Kastner
Direktorica